Secrétaire - Secretary

L’École européenne de Bruxelles I (site de Berkendael) recrute un(e) :

Secrétaire (temps partiel)  Contrat à durée indéterminée à 40% - Contrat de remplacement à 20%

 

L'EEBI fait partie du système des Ecoles européennes et dispense un enseignement aux enfants dont les parents travaillent pour les institutions européennes. Notre communauté scolaire est composée de 4.250 élèves de 60 nationalités différentes et de plus de 500 membres du personnel de différents pays. Les élèves étudient dans onze sections linguistiques : anglophone, danoise, espagnole, française, germanophone, grecque, hongroise, italienne, lettone, polonaise et slovaque. Installée sur deux campus spacieux et verdoyants au sud de Bruxelles, notre école propose des programmes d’enseignement innovants et inclusifs qui permettent d’obtenir des résultats académiques exceptionnels. Plus d'informations relatives aux Écoles européennes en général sont disponibles sur https://www.eursc.eu/fr

 

DESCRIPTION DE LA FONCTION ET TÂCHES PRINCIPALES

Sous l'autorité hiérarchique du Directeur adjoint des cycles maternel et primaire de Berkendael, le/la secrétaire se verra confier les tâches suivantes :

•             Organisation des réunions (parents, enseignants) et des événements scolaires ;

•             Gestion de la centrale téléphonique ;

•             Assistance aux enseignants, élèves et parents (1ere ligne) ;

•             Assistance au recrutement : préparation des annonces, présélection des candidatures, assistance logistique aux entretiens, préparation des documents de pré-sélection et sélection, suivi des candidats etc. ;

•             Assistance aux évaluations du personnel enseignant et administratif : organisation des réunions, suivi, classement, archivage etc. ;

•             Emission des attestations de fréquentations et de départ des élèves ;

•             Surveillance en récréation et en classe d’après les besoins du service ;

•             Accueil des élèves en cas de surcharge ou courte absence de l’infirmière ;

•             Tâches diverses de secrétariat (courriers, rapports, classements, photocopies etc.) ;

•             Toute autre tâche ponctuelle utile au service lorsque le Directeur adjoint le juge nécessaire et opportun.

  

PROFIL RECHERCHÉ

•             Au minimum un diplôme de bachelier en secrétariat ou équivalent par expérience ;

•             Expérience de minimum 2 ans dans une fonction similaire ;

•             Une expérience professionnelle similaire dans une autre École européenne est un sérieux atout ;

•             Excellente maîtrise du français et bonnes connaissances de l’anglais, la connaissance d’une autre langue européenne étant un atout ;

•             Excellente maîtrise des outils informatiques (Office 365) ;

•             Flexibilité d’organisation et respect des échéances ;

•             Résistance au stress et dynamisme ; 

•             Excellent sens de la communication dans un contexte multilingue exigeant ;

•             Autonomie et capacité de travail en équipe ;

•             Proactivité et sens de l’initiative ; 

•             Discrétion et respect de la confidentialité ;

•             Précision et rigueur.

 

OFFRE

•             Un contrat à temps partiel soumis à la législation belge dans ses dispositions sociales et fiscales et suivant le statut du Personnel Administratif et de Service (PAS) ;

•             Entrée en service : début février ;

•             40% sous contrat à durée indéterminée et 20% (ou plus) sous contrat de remplacement d’après les besoins des services ;

•             Un salaire brut mensuel à partir de 2.711,33 euros pour un contrat à 60% (d’après l’expérience) ;

•             Un environnement de travail multiculturel et stimulant ;

•             Un job varié offrant de nombreux contacts.

Pour postuler, veuillez envoyer avant le 20 décembre 2023 à 23h59 les documents suivants (sous format PDF) à UCC-RECRUITMENT@eursc.eu sous la référence « Secrétaire BRK + nom + prénom ».

•             CV (format Europass)

•             Lettre de motivation

•             Photocopies de certificats/diplômes

Merci aussi de compléter le formulaire suivant : https://forms.office.com/e/FZvajKTaZQ

Veuillez noter que seuls les candidats ayant complété toutes les étapes ci-dessus et ayant postulé avant la date limite seront considérés comme éligibles.

Les candidats qui n’auront pas reçu de réponse pour le 28 février 2024 pourront considérer que leur candidature n’a pu être retenue. Les candidats invités à l’entretien seront contactés par mail ou téléphone.

Les candidats présélectionnés devront fournir un certificat de Bonnes Vies et Mœurs (Modèle 2 – pour accéder à une activité qui relève de l’éducation en Belgique ou tout autre document similaire pour un autre pays d’origine) lors de l’entretien.

Veuillez consulter notre Déclaration de confidentialité pour connaitre notre politique de traitement envers vos données personnelles dans le cadre du recrutement sur le site : https://www.eeb1.com/app/uploads/2018/12/2018-03-D-23-fr-3.pd

 

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The European School Brussels I (Berkendael site) is recruiting a :

Secretary (part-time) -   40% permanent contract - 20% replacement contract

 

The EEBI is part of the European Schools system and provides education mainly to children whose parents work for the European institutions. Our school community is made up of 4,250 students of 60 different nationalities and more than 500 staff members from different countries. Pupils study in eleven language sections: English, Danish, Spanish, French, German, Greek, Hungarian, Italian, Latvian, Polish and Slovak. Installed on a spacious and green campus in the south of Brussels, our School offers innovative and inclusive teaching programs that enable exceptional academic results to be obtained. More information about the European Schools in general is available at https://www.eursc.eu/en

 

JOB DESCRIPTION AND MAIN TASKS

Reporting to the Deputy Director of the Berkendael nursery and primary cycles, the secretary will be responsible for the following tasks:

•             Organisation of meetings (parents, teachers) and school events;

•             Managing the telephone calls ;

•             Assistance for teachers, pupils and parents (1st line);

•             Recruitment assistance: preparation of advertisements, pre-screening of applications, logistical assistance with interviews, preparation of pre-selection and selection documents, follow-up with applicants, etc. ;

•             Assistance with appraisals of teaching and administrative staff: organising meetings, monitoring, filing, archiving, etc. ;

•             Issuance of certificates of attendance and departure;

•             Supervision at recess and in class as required by the department;

•             Reception of pupils in the event of overload or short absence of the nurse;

•             Various secretarial tasks (correspondence, reports, filing, photocopying, etc.);

•             Any other ad hoc task useful to the department when the Deputy Director deems it necessary and appropriate.

 

PROFILE REQUIRED

•             At least a bachelor's degree in secretarial science or equivalent through experience;

•             At least 2 years' experience in a similar position;

•             Similar professional experience in another European School is a strong asset;

•             Excellent command of French and good knowledge of English, knowledge of another European language would be an asset;

•             Excellent command of IT tools (Office 365);

•             Flexible organisation and respect for deadlines;

•             Resistance to stress and dynamism;

•             Excellent communication skills in a demanding multilingual context;

•             Autonomy and ability to work as part of a team;

•             Proactivity and initiative; 

•             Discretion and respect for confidentiality;

•             Precision and rigour.

OFFER

•             A part-time contract subject to Belgian social and tax legislation and to the Status Administrative Ancillary Staff (AAS) https://www.eursc.eu/BasicTexts/2007-D-153-en-14.pdf ;

•             Entry into service: early February;

•             40% on permanent contracts and 20% (or more) on replacement contracts depending on the needs of the departments;

•             Gross monthly salary from €2,711.33 for a 60% contract (based on experience);

•             A multicultural and stimulating working environment;

•             A varied job with lots of contacts.

To apply, please send the following documents (in PDF format) by 20 December 2023 at 23:59 to UCC-RECRUITMENT@eursc.eu under the reference "Secretary BRK + surname + first name".

•             CV (Europass format)

•             Cover letter

•             Photocopies of certificates/diplomas

Please also complete the following form: https://forms.office.com/e/FZvajKTaZQ

Please note that only candidates who have completed all the above steps and applied by the deadline will be considered eligible.

Candidates who have not received a reply by 28 February 2024 may consider their application unsuccessful. Candidates invited to interview will be contacted by email or telephone.

Shortlisted candidates will be asked to provide a certificate of good conduct (Model 2 - for access to an activity in the field of education in Belgium or any other similar document for another country of origin) at the interview.

Please consult our Privacy Statement to find out about our policy for handling your personal data in connection with recruitment on the website: https://www.eeb1.com/app/uploads/2018/12/2018-03-D-23-en-3.pdf