Pour le Service des inscriptions (SIC), de l'Administration de l'enseignement et de la formation (ADEF)
Site principal :  Louvain-la-Neuve
Contrat au cadre à temps plein, pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

Au sein de l’Administration de l’enseignement et de la formation (ADEF), le Service des inscriptions de l’UCLouvain, assure plus particulièrement les missions suivantes :
 

• informer les étudiant·es sur l'accès à l'Université conformément au décret du 7 novembre 2013 définissant le paysage de l’enseignement supérieur et l’organisation académique des études ;
• assurer en partenariat avec les facultés la gestion des dossiers d'admission et d'inscription à l'Université des candidat·es étudiant·es ;
• assurer le suivi comptable lié à la gestion des inscriptions ;
• vérifier la finançabilité des demandes d'inscription conformément au décret du 11 avril 2014 adaptant le financement des établissements d'enseignement supérieur à la nouvelle organisation des études et assurer l’optimisation du financement octroyé par la Communauté française de Belgique et le contrôle de celui-ci avec la Déléguée du Gouvernement.

Activités

Sous la responsabilité de la directrice du Service, l’adjoint·e à la direction, aura les tâches suivantes :
 

• la gestion et la vérification de la procédure d’admission et d’inscription des étudiant·es internationaux·ales impliquant la responsabilité fonctionnelle des gestionnaires avec notamment, la contribution à la définition des objectifs de l’équipe (à moyen et à long terme), la répartition, la planification et la supervision des tâches de chaque membre et l’organisation de réunions d’équipe ;
• la gestion de la procédure de réinscription (étudiant·es internationaux·ales) impliquant la responsabilité fonctionnelle des gestionnaires avec notamment, la contribution à la définition des objectifs de l’équipe (à moyen et à long terme), la répartition, la planification et la supervision des tâches de chaque membre et l’organisation de réunions d’équipe ;
• un support à la direction en participant au contrôle du financement ;
• une participation à l’élaboration et au suivi des conventions entre établissements d’enseignement supérieur de la Communauté française et internationaux (codiplomation et cotutelle) ;
• l'actualisation des procédures en fonction des évolutions de la législation en matière d’admission et d’inscription ;
• la coordination de la participation du Service aux différents évènements de représentation de l’Université en bonne concertation avec l’Administration des relations extérieures et de la communication (AREC) (participation en soirée et en weekend possible 4-5 fois/an) ;
• les éventuels contacts avec les collaborateur·rices de la Déléguée du Gouvernement pour les recours, les justifications administratives (assimilations, parcours,…) et questions relatives aux études contingentées ;
• la responsabilité et la bonne organisation du processus administratif particulier d’inscription des candidat·es à des études contingentées ;
• en tant qu’expert·e international·e établir et maintenir les contacts nécessaires avec les autres administrations internes à l’UCLouvain et externes (administrations communales, ARES, ODE, Service des Equivalences,…) ;
• avoir une bonne compréhension des données logicielles pour assurer le reporting opérationnel du Service pour les missions dont la personne aura la charge ;
• être capable, au sein des différentes tâches susmentionnées, d’évaluer le déroulement et l’aboutissement des procédures gérées et contribuer à leur amélioration et évolution (démarche qualité).

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises
 

• Diplôme de niveau universitaire (master) ;
• Capacité à travailler en équipe et à favoriser la collaboration et la communication avec des interlocuteurs·trices varié·es ;
• Expérience de gestion et de mobilisation d’équipe ;
• Compétences en gestion de projets ;
• Bonnes connaissances en bureautique (Word, Adobe, Excel) et aisance avec l’usage d’applicatifs IT (ex : formation à Business Object si cet outil n’est pas encore maîtrisé) ;
• Très grande rigueur ;
• Sens de l’organisation et des responsabilités ;
• Esprit d’initiative, discrétion et autonomie ;
• Résistance au stress ;
• Maitrise de l’anglais (oral et écrit B2) ;
• Capacité d’innovation, d’anticipation et de réactivité ;
• Bonne maîtrise de la suite Office et aisance avec les outils numériques.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.