Appel à candidature interne et externe

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins est épicène.

Mission 

Vous déployez la vision de la HE Vinci en matière d’accessibilité aux ressources documentaires aux fins de soutien aux activités d’enseignement et de recherche des étudiants et des enseignants.  

Vous assurez la gestion des ressources humaines et matérielles du service. 

Responsabilités

La mission de chaque responsable de service à la HE Vinci comporte quatre champs de responsabilité (KRA) : la stratégie, la coordination opérationnelle d'une équipe, la représentation du service ainsi que l’encadrement de l’équipe. Le responsable peut déléguer certaines tâches à un collaborateur mais il en garde la responsabilité. 

Concernant la stratégie

Soutien stratégique au développement pédagogique, à la digitalisation des ressources et à l’adaptation des espaces au service de l’apprentissage en collaboration avec les secteurs; Stratégie de développement et d’innovation du service des bibliothèques; Participation et intégration de la stratégie des bibliothèques à la vision Vinci; Prospection et veille sur les matières confiées en informant la Direction académique des évolutions et des innovations; Soutien à la recherche en collaboration avec le Centre Interdisciplinaire de Recherche (CIR).

Concernant la coordination opérationnelle du service Bibliothèques

Assurer la qualité du service; Garantir l’application des obligations et des Décrets (RGPD, Open source, etc...); Organiser le relevé des besoins en s’appuyant sur le service qualité;  Organiser le suivi des projets (récolte, adéquation des ressources, validation) en collaboration avec la direction académique,  Intégrer les démarches « processus » dans la méthodologie du service;   Veiller à l’amélioration continue des actions du service;  Centraliser et assurer le suivi des conventions en cours;   Gérer le service en vous appuyant sur les expertises des collaborateurs et avec le soutien de la Direction académique et des services supports;  Collaborer avec le service d’accompagnement des étudiants et le CDTP (Centre de développement Techno-pédagogique);   Participer à l’application des Décrets en garantissant leur application au travers des actions du service;  Assurer la gestion financière du service; Etablir le budget d’achat des ressources et des outils documentaires en collaboration avec les secteurs et l’équipe des trois bibliothèques;  Réaliser et suivre le budget du service avec le soutien du service Comptabilités/Finances; Préparer les offres et les marchés publiques avec le soutien du service achat;  Valider le choix du matériel (techno)pédagogique transversal (notamment des logiciels et services payants) en concertation avec le service informatique;  Respecter le cadre financier des ETP et jobistes 

Concernant l'encadrement de l'équipe

Le responsable des bibliothèques est le responsable fonctionnel de l’équipe, tous les membres des services académiques y compris les responsables de service ont la direction académique comme responsable hiérarchique. 

Cette responsabilité permet de coordonner le travail, suivre le bon fonctionnement des activités, faciliter la résolution de problèmes, réaliser les appréciations, coordonner et contribuer à l’évaluation officielle des membres du personnel.​​​​​​​ 

Gérer l’équipe en collaboration avec les coordinateurs locaux des 3 campus et la Direction académique et le soutien du service des Ressources humaines (fixer des objectifs, gérer les attributions, contribuer au bilan de fonctionnement et à l’évaluation officielle des membres du personnel, soutenir le développement professionnel, prévenir et gérer les conflits);  Coordonner les horaires d’ouverture et de fermeture des bibliothèques sur base des besoins des utilisateurs, en veillant au respect des obligations et du bien-être des membres du personnel et en assurant la coordination avec le service immobilier; Valider la feuille de prestations des heures de travail des membres de l’équipe.

Concernant la représentation du service

Interne 

Participer aux réunions de la HE Vinci 

Réunions des services académiques;  Certaines réunions de secteur, du conseil pédagogique, du collège de direction, des conseils de secteur, du comité académique en fonction des thématiques.

A titre d’exemple, toutes les deux semaines,  

Réunion avec l’équipe LEO regroupant les membres des trois bibliothèques; Réunion avec l’équipe des responsables des services académiques (staff académique);  Rencontre avec la Direction académique. La fréquence peut être plus ou moins élevée selon les besoins.

Externe  

Promouvoir le réseautage avec les Hautes Ecoles, les Universités, les Ecoles des arts, la Promotion sociale, d’autres bibliothèques et learning center,...; Assurer la présence de bibliothécaires de la HE Vinci dans les différents groupes de travail et commissions; Assurer le rayonnement externe du service.

Profil

Nous recherchons un profil de gestionnaire de service : 

• Le candidat dispose d’une formation de bibliothécaire-documentaliste, en Sciences et Technologies de l’Information et de la Communication ou d’une formation en lien avec la mission avec un intérêt démontré pour les services des bibliothèques;
Être titulaire d’un master ou d’un bac;   Avoir minimum 5 ans d’expérience professionnelle.

Qualités et compétences attendues

Compétences ou expériences significatives en gestion d’équipe; Communication orale et expression écrite impeccables;  Capacité d’analyse; Expérience en gestion de projets;  Maitrise des outils bureautiques, à l’aise avec le numérique;  Intéressé par le volet financier (une formation est prévue); Connaissance de l’anglais (lire niveau B1 ; écouter, s’exprimer, écrire niveau A2); Bienveillance et fermeté;  Sens du bien commun; Résistance au stress. 

Tâches prioritaires

Création d’un esprit d’équipe solidaire et convivial; Application des Décrets en matière d’Open access et organisation de la publication des articles et de TFE/mémoire dans la plateforme LUCK en collaboration avec le centre interdisciplinaire de recherche; Coordination opérationnelle et gestion quotidienne des ressources humaines; Analyse et adaptation des méthodes et procédures des trois bibliothèques ; Observation de la vie journalière des trois équipes et des interactions avec leurs partenaires locaux; Révision des missions internes et externes, des tâches spécifiques à chaque bibliothèque sur base des besoins identifiés auprès des utilisateurs enseignants et étudiants; Etat des lieux des missions externes et des groupes de travail existants; Optimisation du travail et des horaires d’ouverture au regard des besoins et des ETP disponibles; Réponse aux besoins en cohérence avec le contrôle des dépenses; Identification, classement et analyse des conventions avec les partenaires, suivi des contrats existants; Vérification des contrats et délais de renouvellement.

Projets à moyen terme 

Participation au projet « Espaces de travail » pour les étudiants en collaboration avec le service d’accompagnement des étudiants, l’équipe horaire et le service immobilier; Accompagnement à la transformation du rôle de bibliothécaire dans les perspectives de développements futurs, notamment la construction du bâtiment Vinci 4 comprenant une bibliothèque et un learning center en collaboration avec le service immobilier, le service informatique et le centre de développement techno-pédagogique;  Planification et organisation de déménagements en cas d’attributions de nouveaux espaces;  Développement de collaborations avec les services de l’UCLouvain et d’autres partenaires potentiels sur les trois campus.

Modalités d’exercice de la fonction

• Régime de travail : temps plein (38h/semaine), une charge de 80% pouvant s'envisager;
• Contrat : contrat à durée d'un an dans une orientation pérenne
• Hiérarchie : membre des services académiques de la HE Vinci, rapporte à la Direction académique;
• Lieu de travail : la fonction s’exerce sur les trois sites (Ixelles, Woluwe, Louvain-La-Neuve), un ancrage privilégié sur un des sites étant possible; 
• Date d’entrée en fonction : dès que possible

Procédure de sélection

• Dépôt du CV et d’une lettre de motivation via la page carrière « postuler ci-dessous »
  Un curriculum vitae reprenant les expériences significatives (expériences professionnelles, management ou autres) sur lesquels le candidat estime pouvoir prendre appui pour prétendre au poste  Une lettre de motivation accompagnée d’une note décrivant sa vision en max. 2 pages 
• Screening des candidatures répondant aux critères énoncés
• Rencontre des candidats par une commission de recrutement