Secrétaire de Direction FR/EN - Huy

Pour l'un de ses clients, Robert Half est activement à la recherche d'une Secrétaire de Direction (h/f/x).

Notre client est situé dans la région de Huy et est actif dans le secteur industriel.

Au sein d'une équipe de 2 personnes, vous assurez un renfort pour l'organisation des voyages des cadres de la société.

Vos principales reponsabilités sont les suivantes :

Centralisation des Demandes du Personnel en Matière de Voyages

En tant que Gestionnaire des Voyages et de la Mobilité, vous jouerez un rôle clé dans notre organisation en gérant de manière efficace et professionnelle l'ensemble des demandes de voyages du personnel. Vos principales responsabilités incluent :

• Réception de toutes les demandes de voyages.
• Informer les demandeurs sur les destinations à risques et/ou les possibilités de non-couverture par une assurance.
• Sélection du moyen de transport le plus adapté en fonction de divers paramètres tels que les délais, les coûts, la destination, l'urgence, et le profil du voyageur, tout en respectant les règles internes de la politique de voyage.
• Gestion des réservations d'hôtels en direct.
• Communication des choix au demandeur et validation de la réservation.
• En cas de désaccord du demandeur, rappel des règles de la politique de voyage et contact éventuel avec le responsable du demandeur.
• Traitement et suivi des formalités liées aux voyages, y compris les visas, la facturation et les réservations.
• Collecte des données de voyage dans un fichier (KPI) et des informations sur les voyageurs, telles que l'acceptation des propositions et le respect de la politique de voyage.
• Vérification de toutes les factures liées aux voyages, avec des demandes de notes de crédit si nécessaire, et négociation en cas d'impossibilité de remboursement.
• Gestion complète de la boîte email interne.
• Résumé clair et précis de la situation des dossiers en attente pour les voyageurs (notes de crédit ou bons à valoir) et disponibilité pour résoudre les problèmes potentiels qui pourraient affecter le voyage, comme les grèves, les attentats, le Covid, en anticipant des solutions alternatives.
• Suivi quotidien des nouvelles législations concernant les voyages d'affaires en réponse aux événements (Covid, etc.).
• Être le point de contact pour toutes les secrétaires de Direction concernant les voyages.

Les qualifications requises pour cet emploi sont les suivantes :

• Baccalauréat en Administration.
• Bonnes connaissances en anglais.
• Rigueur et organisation sont vos maîtres mots.
• Excellentes compétences en communication.
• Capacité à gérer le stress.
• Flexibilité pour une éventuelle prolongation de la mission ou pour s'orienter vers d'autres tâches administratives de support.

Nous vous offrons une mission d'intérim au sein d'une équipe dynamique et collaborative et dans un environnement de travail agréable et facilement accessible.

Intéressé(e) par cette offre, postulez directement via ce site !

Robert Half SRL traite les données des candidats qui sont nécessaires pour mener à bien le processus de candidature. Vous trouverez plus d' informations sur la protection des données, en particulier sur vos droits légaux, à https://www.roberthalf.be/fr/protection-des-donnees.