Pour l'Administration du secteur des sciences humaines (ASH)
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Contrat au cadre, à temps partiel (50%), pour une durée indéterminée. Possibilité d'augmentation de temps de travail (30%) sur ressources extérieures.
Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

Le support administratif pour l’administration du secteur des sciences humaines est placé sous la responsabilité hiérarchique de sa directrice administrative. Les activités de l’assistant·e administratif·ve s’exercent au sein d’une petite équipe en relation directe avec la vice-rectrice du secteur SSH, la chargée de mission et la directrice administrative.
La mission implique des interactions avec les membres des facultés et des instituts du secteur ainsi que des services généraux.

Fonction

Dans ce cadre, le/la titulaire sera amené·e à :

- Assurer le support administratif à la vice-rectrice et à la directrice administrative :

• accueil téléphonique, traitement du courrier (mails), gestion des agendas ;
• accueil des visiteurs·euses ;
• planification et préparation de réunions de travail organisées par un membre de l’ASH ;
• prise de notes lors de certaines réunions ;
• archivage et classement des dossiers.

- Assurer le support aux organes du secteur :
 

• préparation des réunions du Bureau et du Conseil du SSH (organisation des réunions, envois des convocations et procès-verbaux, mise à disposition des documents, suivis, etc.) ;
• suivis et archivage des décisions du Bureau et du Conseil du SSH.

- Contribuer à la gestion de projets et à la mise en œuvre de procédures :
 

• contribution à la collecte d’informations (personnel, étudiant·es, programmes, etc.) et à leur traitement (établissement de rapports et statistiques, PowerPoint de présentation) ;
• gestion des pages internet et du SharePoint de l’ASH et participation au réseau des « éditeurs contact » (mise à jour, gestion des accès, …) ;
• suivi de budgets ;
• gestion des factures de l’ASH.

- Assurer le support logistique à l’ASH :
 

• support matériel au déroulement des réunions ;
• gestion du matériel de l’ASH et du stock de fournitures de bureau.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises
 

• Diplôme de bachelier (ou graduat) en secrétariat de direction ou de niveau humanités secondaires supérieures avec expérience équivalente.
• Bonne expérience et habileté démontrée en ce qui concerne l’utilisation d’outils bureautiques et web. Maîtrise de Word, Excel et d’un logiciel standard de messagerie électronique. Connaissance ou disposition à se former en ce qui concerne les outils web et de partage de fichiers en usage à l’UCLouvain tels que DRUPAL, SHAREPOINT, …
• Sens de l’accueil, esprit d’équipe et facilité de contact.
• Capacité d’autonomie et d'initiative.
• Discrétion, rigueur et fiabilité.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.