Visioconférences et réunions en présentiel : quels sont les avantages et inconvénients ?

Depuis le confinement, tout a changé : Zoom, Teams et d’autres plateformes de visioconférences ont en effet souvent pris le pas sur les réunions en présentiel. Pour un mieux ou pour un pire ? 

On se souvient tous des blagues du confinement, issues de cas réels. Un cadre offrait son plus beau costume-cravate à la caméra, sans prendre la peine d’enfiler un pantalon… (une imposture révélée par inadvertance).  

Tel autre participant se faisait incendier en plein speech par une marmaille canaille. Et que dire de ceux qui avaient (tenté) d’éteindre leur caméra  - officiellement pour problème technique - et apparaissaient finalement un masque de beauté sur le visage ou les cheveux en pétard ? Sans oublier la petite amie en tenue légère qui passait dans le champ de la caméra au petit matin.

Autant de souvenirs immémoriaux du confinement qui se font aujourd’hui plus rares : les travailleurs se sont en effet habitués à ce nouveau mode de communication et se montrent plus prudents… Même si le risque zéro n’existe pas…  

« Je n’aime pas les réunions virtuelles, témoigne Karine. Chacun parle de façon séquencée et monocorde, sur un mode assez artificiel. Il arrive aussi que deux intervenants discutent pendant une demi-heure d’un sujet qui n’intéresse personne. Quelle perte de temps ! De plus, lorsque je télétravaille, je ne me maquille pas et je m’habille de façon sommaire, ce qui représente un vrai confort. Mais la réunion en ligne me contraint à passer par la salle de bains pour avoir l’air présentable… Pesant… »

Un gain de temps et d’argent

Les réunions virtuelles constituent une alternative pratique, économique et rapide à la réunion en présentiel. L’accès est en effet facile et planétaire en quelques clics. Et ça, c’est vraiment du luxe ! Le virtuel permet donc de gagner un temps précieux et d’éviter de contraignants déplacements (les embouteillages et la pollution en sus).

Ce type de réunion offre par ailleurs un taux de participation plus élevé : d’abord en raison de l’absence de déplacements, mais aussi parce qu’elle offre davantage de flexibilité (les participants pouvant aller et venir à leur gré peuvent assister à un plus grand nombre de réunions).

La réunion virtuelle permet aussi de partager des informations de façon plus impartiale (on se trouve tous sur un pied d’égalité – impossible de jouer sur la séduction, l’influence, la gestuelle) et permet davantage aux introvertis de s’exprimer.

Il s’agit enfin d’une excellente solution pour les grandes équipes en demande de brainstorming (épuisantes à organiser en présentiel), si les employés se trouvent éparpillés aux quatre coins du pays, ou lorsque des contrôles réguliers doivent être effectués. Il va de soi que lorsque l’entreprise essaie d’économiser du temps et de l’argent, le virtuel représente  une solution en or.

Moins d’humanité

Côté face, les réunions virtuelles réduisent la compréhension mutuelle. En effet, en l’absence de langage corporel et d’expressions faciales marquées, des malentendus peuvent facilement survenir. De plus, ce type d’interaction indirecte n’incite pas à l’esprit d’équipe, ni aux liens profonds.

Avec le virtuel, il faut aussi s’attendre à des problèmes de connexion. En effet, la technologie peut parfois se montrer capricieuse et, le cas échéant, hypothéquer la réunion. Dans un même état d’esprit, les réunions en ligne comportent un risque plus important en matière de sécurité, ce qui peut compromettre leur confidentialité.

Enfin, le virtuel interdit les véritables interactions humaines. En effet, les échanges à distance sont entièrement professionnels (et donc impersonnels) et les possibilités de réseautage se voient réduites à peau de chagrin. Cela ne renforce pas la créativité du groupe, ni la prise de décision.

Comment réussir une réunion virtuelle ?

Pour être un succès, une réunion virtuelle doit respecter certains critères. Les plus grands risques d’une telle réunion résident soit dans le manque d’action (chacun fait son petit monologue tour à tour, dans un silence de plomb, sans grand intérêt), soit dans l’éparpillement (chacun apporte son grain de sel sans se concentrer, ni mener à un résultat).  

Pour qu’elles donnent le meilleur d’elles-mêmes, les réunions virtuelles seront rythmées par un ordre du jour, que l’organisateur enverra plus tôt dans la semaine à l’ensemble des participants (en l’absence d’un tel document, certains risquent de penser qu’il s’agit d’une réunion pour échanger des idées sans objectif précis).

L’idéal est d’énoncer les sujets sous forme de questions afin de cibler des réponses précises. Par exemple, « Quelles sont les moyens marketing mis en place pour donner de la visibilité à telle campagne ? », ou « Où se situent vos chiffres de vente à cette période du mois ? ». A côté de chaque sujet, un format sera indiqué, du type « prévoir une discussion »,  « questions et réponses », « prise de décision » « opinions des participants sur ce thème ».

Ces précautions d’usage permettront d’atteindre des objectifs réels au terme de la réunion sans avoir l’impression d’avoir perdu son temps.

Si le sujet est une discussion ouverte et non une prise de décision, le fait de le mentionner permettra d’éviter les frustrations éventuelles. Enfin, pour réussir une réunion virtuelle, il est essentiel de prévoir un timing : 10 minutes pour telle personne, 20 minutes pour telle autre. Cela permettra aussi de conditionner le contenu de chacun.

En fin de réunion, il sera important de récapituler les conclusions, ainsi que les décisions du jour, et de rappeler quelles personnes sont chargées de telle ou telle mission.

Pourquoi faire une réunion en face-à-face ?

A l’heure des réunions virtuelles, le face-à-face peut sembler obsolète, à plus forte raison qu’il est beaucoup plus exigeant en termes de planification, de dépenses logistiques (pour les grandes équipes), et de temps. Pourtant, les réunions en présentiel ont aussi leurs qualités : elles permettent de renforcer les liens, favorisent la communication, et instaurent un plus grand climat de confiance. Il faut dire que des éléments tels que le langage corporel, la poignée de main, le rapprochement physique, suscitent davantage la camaraderie qu’un écran froid et lisse. Les réunions en face à face seront donc privilégiées avec les gros clients, lors de la négociation de contrats, ou encore pour célébrer des événements importants…

Vers un modèle hybride ?

Les experts se dirigent de plus en plus vers une solution combinant réunions en ligne et réunions physiques selon les cas. En effet, un retour en arrière semble aujourd’hui inenvisageable vu les avantages apportés par les réunions virtuelles (rapidité, réduction des coûts et du temps…) Mais étant donné les problèmes de connexion rencontrés, le risque de hacking et l’implication relative des employés, il est indispensable de conserver des réunions en présentiel. En un mot, réunir le meilleur des deux mondes ! 

Les réunions sont-elles vraiment utiles ?

Selon l’étude française « Enquête sur les écueils liés au mode collaboratif en entreprise » réalisée par Opinionway en 2017, seule une réunion sur quatre déboucherait sur une décision. Pour 33% des salariés, ces quelques décisions seraient avant tout prises par les employés les plus proches du terrain, et non par la direction.

Selon une autre étude française, cette fois de Wisembly et l’Ifop, l’attention des participants disparaîtrait au bout de 52 minutes. Or, le temps moyen des réunions oscillerait quant à lui de 54 minutes à 1h26. Et puis, on s’étonne que certains piquent du nez !

Pire, près d’un quart des salariés perdraient le fil dès trente minutes de réunion et seulement 37% tiendraient plus d’une heure. Déconcentrés, 44% des salariés concèdent d’ailleurs avoir déjà répondu à des mails ou des sms pendant leur réunion, toujours selon l’étude Opinionway. Enfin, pour la moitié des cadres, la réunion idéale durerait entre 30 minutes et une heure, et pour 30%, entre 15 et 30 minutes. Tout l’art d’aller droit au but !