Messagerie instantanée au boulot : 9 faux-pas à éviter
De plus en plus d’entreprises sont équipées d’un système de messagerie instantanée (ou « chat ») interne à l’entreprise. Instant Messenger, Cisco Jabber ou plus simplement Skype permettent à leurs utilisateurs d'être très réactifs. Très pratiques pour partager des informations rapidement (que votre collègue soit en télétravail ou simplement à l'autre bout du bureau), ils ont également un mode de communication plus convivial que les e-mails...
Tellement convivial que les employés se permettent parfois trop de familiarités sur ces systèmes de messagerie instantanée. Si l’étiquette professionnelle d’application n’est pas la même que celle de l’e-mail, l’usage du chat d’entreprise requiert malgré tout d’obéir à certaines règles de savoir-vivre.
1. Ne vous adressez pas à une personne qui ne vous a pas été présentée
Le chat est un mode de communication plus intime que les e-mails. Ne communiquez par chat qu’avec une personne que vous avez déjà rencontrée en personne. Si vous ne la connaissez que de nom, évitez de l’aborder sur la messagerie. Cela paraîtrait bizarre pour votre interlocuteur, qui pourrait se sentir mal à l’aise.
2. N’oubliez pas de saluer votre interlocuteur
Pas besoin de grandes formules de politesse pour entamer la conversation : le chat est moins formel que l’envoi d’e-mail. Ce n’est pas pour autant qu’il faut abandonner toute politesse : prenez la peine de vous introduire par un simple « Bonjour » ou « Salut » et assurez-vous ensuite que vous ne les dérangez pas dans leurs tâches.
3. Ne forcez pas ce type de communication si elle ne plaît pas à votre interlocuteur
Le chat est une communication pratique mais assez envahissante, puisque des fenêtres de conversation apparaissent de façon intempestive sur votre ordinateur. Certaines personnes peuvent ne pas aimer ce genre de messagerie. Assurez-vous que votre interlocuteur aime cette façon de communiquer.
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4. Allez droit au but
Le chat est un système adapté pour recevoir des réponses courtes et rapides à une question simple. Si votre requête nécessite une réponse plus longue, réfléchie et argumentée, envoyez un e-mail. Si votre question est compliquée et exige de longues explications, décrochez le téléphone !
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5. N’abusez pas des abréviations
La vitesse d’une communication par chat est comparable à celle de l’envoi de SMS : vous serez tenté d’utiliser des abréviations. prenez cependant garde à ce que votre interlocuteur comprenne de quoi vous parlez. Si vous abusez des abréviations, votre intervention pourrait devenir incompréhensible ou même vulgaire. N’utilisez que des abréviations connues de tous. En cas de doutes, écrivez le mot en entier.
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6. Ne communiquez JAMAIS une mauvaise nouvelle via le chat
La messangerie instantanée est un mode de communication décontracté et léger. Ne l’utilisez pas pour communiquer une information négative ou confidentielle. Il n'est en effet pas toujours facile de saisir le ton employé par votre interlocuteur sur un système de chat : il ne saura pas comment prendre la nouvelle. D'autant plus que ce médium donne l’impression que vous jugez cette information peu importante. Pour annoncer une nouvelle délicate, préférez téléphoner ou envoyer un mail formel.
7. N’utilisez pas le chat pour changer les heures de rendez-vous
Pour modifier l’heure d’une réunion au dernier moment ou prévenir de votre retard à un événement, n’utilisez pas le chat, téléphonez. C’est une question de respect et d'efficacité : la personne ne se trouve peut-être pas derrière son ordinateur.
8. Respectez les indicateurs de présence
Dans la plupart des messageries instantanées, un indicateur de présence vous annonce grâce à un code couleur le statut de votre interlocuteur (disponible, absent, en réunion, au téléphone, ne pas déranger…). Respectez cet indicateur et ne commencez pas une conversation avec une personne qui indique avoir d'autres choses à faire.
9. Ne quittez pas la conversation sans remercier votre interlocuteur
Quand vous avez obtenu les informations dont vous aviez besoin, ne cessez pas tout simplement de parler, c’est impoli. Prenez congé en remerciant votre interlocuteur.
