Bonne résolution : je mets (enfin) de l'ordre dans ma boite mail
Nous recevons en moyenne 39 mails par jour. Le chiffre fait peur ? Ne vous méprenez pas et suivez plutôt ces quelques conseils pour organiser au mieux votre boîte mail.
1. Se désabonner des newsletters inutiles
Cela va de soi. Une évidence dans la théorie, mais dans la pratique, nos boites croulent encore sous des mails peu dignes d’intérêts. Cela ne vous intéresse guère de connaitre les prochains codes promo d’un magasin ni de recevoir tous les jours votre horoscope ? Alors désabonnez-vous une bonne fois pour toute !
60% de nos mails ne sont pas ouverts, alors désactivez vos notifications, supprimez vos inscriptions des alertes Google, de ce qui ne vous intéresse pas, etc. Certaines de ces actions sont manuelles alors que d’autres peuvent être réalisées via des outils tel que Cleanfox, par exemple.
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2. Prévoir une tranche horaire pour répondre aux mails
Rien de pire que de s’arrêter en pleine activité pour traiter un mail, qui, on se le dit, aurait pu attendre. Si vous recevez des notifications annonçant l’arrivée d’un ou plusieurs nouveau(x) mail(s), ne foncez pas dessus pour les ouvrir. Fixez-vous des créneaux pour traiter les mails entrants. De quoi éviter de vous freiner en plein pic de productivité !
3. Changer sa manière de faire
C’est bien de trier ses mails et de les supprimer mais si vous envoyez des mails à tout le monde et très fréquemment, votre séance de nettoyage prendra plus de temps. Avant d’envoyer un mail, demandez-vous s’il est bien indispensable, si la demande est urgente, et s’il n’est pas possible de combiner plusieurs demandes dans un seul mail.
Votre demande peut peut-être même être transmise par un autre médium : le téléphone, le fax, le pigeon voyageur, Messenger, etc. Si vous voulez transmettre une information à votre collègue qui se trouve au même étage, allez le voir en vrai.
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4. Ne pas multiplier les réponses
Évitez d’écrire des mails vides de contenu. S’ils ne contiennent aucune information cruciale, il n'est pas nécessaire de les envoyer. Par exemple, si on vous demande de réaliser une tâche ne répondez pas « ok, je m’en occupe » pour ensuite envoyer « c’est fait ». N’envoyez qu’un seul mail, la tâche une fois accomplie.
Même chose si votre collègue vous propose de manger ensemble et d’aller commander quelque chose. Ne répondez pas « oui » dans l’attente qu’on vous demande ce que vous voulez manger. Répondez tout simplement « d’accord et je prendrai une salade César ».
5. Faire des dossiers
La plupart des boites mail des entreprises passent par Outlook. Exploitez ce logiciel au maximum. Il vous permet, entre autres, de créer une série de sous-dossiers depuis votre boite de réception, dans lesquels vous pouvez classer les mails ouverts. Idéal pour rechercher vos anciens mails et ne pas vous retrouvez dans une mauvaise posture : « oh mince j’ai supprimé – non pas sur un coup de tête bien sûr - tous les messages de ma boite mail. Je n'en retrouve plus aucun ! »
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