4 astuces pour écourter une réunion

Rien de pire qu'une réunion qui tire en longueur, en devenant assommante et improductive. Dans ces cas-là , il n’y a en général pas grand-chose à  faire à  part tuer le temps… En êtes-vous sûr?  Découvrez les solutions d'une start-up française !

En réunion, chaque participant tient à  imposer ses idées, au risque de s’enliser dans des explications interminables, de hausser le ton ou de faire stagner le débat. Comment faire pour éviter que votre réunion ne devienne soporifique ou tendue ? Digitaleo, une société française de marketing mobile française, a opté pour des techniques simples pour renforcer l’efficacité de ses réunions. En voici quatre.

Le minuteur

Lors des réunions où beaucoup de personnes sont présentes, certains sujets risquent de n’intéresser qu’une petite partie des participants et ainsi de faire perdre leur temps aux autres. Les supports de la prochaine campagne de publicité vont par exemple intéresser le marketing, mais pas le directeur financier... Y consacrer une heure serait du gâchis.

Pour éviter cette perte de temps, faites un tour de table avant de lancer la réunion pour déterminer combien de temps accorder à  chaque sujet lors de cette réunion. Lancez ensuite un chronomètre pour surveiller tout cela. Si à  la fin du temps imparti, le sujet n’est pas clos, refaites un rapide tour de table : le sujet mérite-t-il plus de temps ou devra-t-il être poursuivi dans une autre réunion à  comité restreint ?

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La boîte à  meuh

Certaines personnes ont du mal à  aller à  l’essentiel. Un de vos collègues est lancé dans une interminable explication dont les détails n’intéressent que lui ? C’est le moment de retourner la boîte à  meuh (modèle ancien ou application téléchargée sur votre smartphone, peu importe) ! Seule condition : elle doit être accessible à  tous, du stagiaire au directeur.

Impoli ? Pas tellement, si les règles sont claires dès le départ et que l’on range sa susceptibilité au placard. Le but n’est pas de vexer, mais d’avancer.

Le bâton de parole

Retour à  la maternelle ? La technique du bâton de parole est certes un peu puérile, mais elle a le mérite de calmer les esprits lorsqu’un sujet est sensible et de mener la réunion dans le calme. Le principe est simple : désignez d'abord n’importe quel objet (de préférence pas trop ridicule) comme "bâton de parole". Pour éviter que tout le monde ne parle en même temps pour imposer ses idées, instaurez une règle simple: pour pouvoir parler, il faut l’avoir en main.

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Le ROTI

L’acronyme ROTI signifie "Return on Time Invested". Il s’agit ici de coter l’efficacité de la réunion à  la fin de celle-ci, en deux secondes et sans faire de chichis. A la fin des débats, chaque participant lève la main en indiquant avec ses doigts quelle note de 1 à  5 il accorde à  la réunion. 1 signifie que l’on estime avoir perdu son temps, et 5 que la réunion a été plus productive que ce que l'on pensait.

Etes-vous convaincu par ces nouvelles techniques pour mener une réunion ? Ou les trouvez-vous complètement fantaisistes ?

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Source : Management